Bald stehen in vielen Betrieben die Weihnachtsfeiern an. Sie zählen wie Betriebsausflüge zu den Mitarbeiter-Benefits und zur Förderung des Betriebsklimas.
Damit sie auch positiv in Erinnerung bleiben, sind die Regelungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht zu beachten.
Lohnsteuerrechtlich gilt:
- Pro Arbeitnehmer und Veranstaltung sind 110 Euro Freibetrag inkl. Umsatzsteuer steuerfrei. Der Freibetrag gilt maximal zweimal jährlich.
- Bei einer Überschreitung des Freibetrags fällt für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer an. Ihn kann der Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschal versteuern (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer).
- Die Pauschalversteuerung muss spätestens bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen, das heißt bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres (bei Ende des Arbeitsverhältnisses bis Jahresende). Steuerlich sind Korrekturen bis zu vier Jahren möglich, sozialversicherungsrechtlich jedoch nicht!
Sozialversicherungsrechtlich gilt als Grundsatz:Pauschal besteuerte Zuwendungen sind kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt – solange die Frist eingehalten und der Betrag rechtzeitig versteuert wurde.
Das Bundessozialgericht (Urteil vom 23.04.2024, Az. B 12 BA 3/22 R) hat klar formuliert:
- Die nachträgliche Pauschalbesteuerung wird sozialversicherungsrechtlich nur anerkannt, wenn sie innerhalb der Lohnsteuer-Frist erfolgt (bis Ende Februar des Folgejahres).
- Bei verspäteter Pauschalbesteuerung müssen auf die Zuwendungen vollständige Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden (personenbezogen für jeden Arbeitnehmer). Das gilt auch dann, wenn das Finanzamt eine spätere Versteuerung akzeptiert.
Es gelten also für das Lohnsteuerrecht und die Sozialversicherung abweichende Regelungen.
Das bedeutet für die Praxis zügiges Handeln und genaue Dokumentation:
- Prüfung, ob 110 Euro an Freibetrag überschritten werden.
- Die Pauschalbesteuerung bis Ende Februar durchführen.
- Sich nicht auf eine mögliche "Kulanz" des Finanzamts verlassen, falls die Versteuerung erst nach dem Stichtag erfolgt.
- Dokumentation aller Teilnehmer sowie personenbezogene Zuordnung der Ausgaben der Betriebsveranstaltung.
Erfolgt die Versteuerung zu spät oder wurde sie versäumt, drohen Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Säumniszuschläge und/oder Bußgelder oder – im schlimmsten Fall – Strafverfolgung wegen vorenthaltener Sozialversicherungsbeiträge. Schon eine scheinbar harmlose verspätete Pauschalierung kann für den Arbeitgeber sozialversicherungsrechtlich teuer werden. Also sollten er bzw. seine Buchhaltung das Geschehen genau im Blick behalten.