Hintergrund ist die Digitalisierung im Melde- und Beitragsverfahren in der Sozialversicherung (8. SGB IV-Änderungsgesetz). Die UBB dient auch dem Nachweis für die Haftungsfreistellung bei der Generalunternehmerhaftung (bspw. im Bau).
- Der Betrieb weist mit der UBB gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber seine Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nach.
- Die Krankenkasse bestätigt gleichzeitig die gemeldete Mitarbeiterzahl, dass der Betrieb seine Beitrags- und Meldepflichten korrekt erfüllt und dass keine Beitragsrückstände in der Sozialversicherung bestehen.
- Auch Nachunternehmer müssen regelmäßig die UBB anfordern und so nachweisen, dass ihre Mitarbeiter in der Sozialversicherung angemeldet sind.
Bisher waren die Bescheinigungen bei der Krankenkasse der jeweiligen Mitarbeiter anzufordern, an die auch die Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden. Das papiergestützte Verfahren endete nun mit dem Jahr 2023 und wird jetzt nur noch elektronisch abgewickelt. Dazu erfolgt der Abruf (Deutsch oder Englisch) aus dem Entgeltabrechnungsprogramm heraus. Dies kann über eine Vollmacht auch ein Bevollmächtigter des Arbeitgebers übernehmen (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer etc.). Die Rückmeldung erfolgt genauso elektronisch.
Der Betrieb entscheidet dabei, ob eine Bescheinigung einmalig oder als Abonnement ausgestellt wird. Im Abonnement wird die UBB automatisch und je nach Wahl monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich ausgestellt. Ein Widerruf des Abos ist jederzeit möglich. Es ist nur darauf zu achten, dass ein Abonnement, das schon vor 2024 bestand, noch einmal neu beantragt werden muss.
Wählen kann der Betrieb auch zwischen der einfachen und der qualifizierten UBB. Die qualifizierte UBB wird ausgestellt, wenn die Gesamtsozialver-sicherungsbeiträge und Umlagen im letzten halben Jahr rechtzeitig nachgewiesen und gezahlt worden sind und aktuell keine Beitragsrückstände bestehen. Wurden Zahlungspflichten bspw. im letzten Halbjahr unregelmäßig erfüllt (aber es bestehen noch keine Beitragsrückstände), wird die einfache UBB ausgestellt. Die Entscheidung darüber trifft die Einzugsstelle. Eine Ablehnung erfolgt auf jeden Fall dann, wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt werden. Unabhängig von der Art der UBB: Sie bestätigt nicht die Korrektheit der Beitragszahlungen an sich.
Weitere Infos (auch zu anderen elektronischen Bescheinigungen) hat die ? Servicestelle der GKV zusammengestellt. Der Antrag auf UBB für Mitarbeiter im Minijob erfolgt über die ? Minijob-Zentrale.