Die W-IdNr. ist vergleichbar mit der Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) für natürliche Personen.
Sie soll nach §§ 139a und 139c Abgabenordnung (AO) jeden wirtschaftlich Tätigen in der BRD in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren eindeutig identifizieren und bei Änderungen von Betriebsadresse, Geschäftsführung, Namensänderungen u. ä. immer unverändert bleiben. Dies soll auf lange Sicht auch eine behördenübergreifende Kommunikation ermöglichen.
Vergeben wird die W-IdNr. automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ohne einen Antrag des Steuerpflichtigen. Der Vergabeprozess dauert insgesamt rund zwei Jahre. Der Aufbau der W-IdNr. ist ein Länderkürzel (DE), dann folgen neun Ziffern, die der jetzigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer entsprechen. Am Ende erhalten Kleinunternehmer und wirtschaftlich Tätige mit einer Pflicht zur Umsatzsteuerjahreserklärung das Merkmal “00001” zugewiesen. Bei allen anderen wirtschaftlich Tätigen ist es bspw. das Merkmal “00002” (bei mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten).
Die Nummer wird über ELSTER mitgeteilt, wenn der Steuerpflichtige noch keine USt-IdNr. besitzt. Andernfalls gilt der Weg der "öffentlichen Bekanntmachung". Per Telefon oder E-Mail kann die W-IdNr. wegen des Datenschutzes nicht erfragt werden. Durch die zwei Jahre der Umsetzung entstehen keine Nachteile, sofern man die Nummer noch nicht erhalten hat.
Begründet wird die Einführung der W-IdNr. mit einer Entbürokratisierung. Das kann bezweifelt werden, denn nachgewiesen steigen die Kosten der Bürokratisierung in Deutschland ungebremst weiter. Zudem werden viele der zuerst angedachten Vereinfachungen wieder fallengelassen, wie das Beispiel einer Verkürzung der Aufbewahrungsfristen zeigt.