Nach der ersten Änderung im März 2024 hat das BMF am 14. Juli 2025 zum zweiten Mal einige Randziffern des GoBD-Erlasses angepasst. Die Änderungen sind seit 1. Januar 2025 verpflichtend, weil seither zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht zwischen gewerblichen Geschäftspartnern gilt (§ 14 UStG). Ab 2030 soll dies ohne Ausnahmen für alle Unternehmen zur Pflicht werden. Dann werden elektronische Rechnungen EU-weit über eine einzige Plattform (VAT in the Digital Age, ViDA) versandt und empfangen.
Bei elektronischen Rechnungen stellen sich zwangsläufig Fragen zur Aufbewahrung, zur Konvertierung von elektronischen Handels-/Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen sowie zum Umgang mit Belegen von Zahlungsabwicklungsdiensten und zum Datenzugriff durch die Finanzbehörde.
Die Änderungen betreffen vor allem die Anforderungen an die Form und Aufbewahrung elektronischer Belege sowie die maschinelle Auswertbarkeit strukturierter Rechnungsdatenformate.
- Der strukturierte Teil der E-Rechnung hat Vorrang
(Rz 76 erster Absatz)
Bei E-Rechnungen (§ 14 Abs.1 Satz 3 und 6 UStG) reicht die Aufbewahrung des strukturierten Teils der Rechnung (XML-Daten). Der menschenlesbare Teil der Rechnung (häufig PDF bei Empfang/Versand einer hybriden Rechnung, wie bspw. ZUGFeRD muss nur archiviert werden, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Infos enthält (bspw. Buchungsvermerke). - Bei Ausgangsrechnungen müssen keine PDF-Kopien erstellt werden
(Rz 76 erster Absatz)
Nutzt das Unternehmen ein Fakturierungsprogramm, entfällt die Aufbewahrung einer PDF-Version der Ausgangsrechnung, solange von der Rechnung jederzeit eine identische Kopie („Mehrstück“) erstellbar ist. - Empfangsformat entscheidet über Aufbewahrungsformat (Rz 131)
Auch bisher galt für die Aufbewahrung nach GoBD: Das Eingangs- bzw. Erstellformat der Rechnung entspricht dem Aufbewahrungsformat. Auch für E-Rechnungen gilt grundsätzlich die Archivierung im Empfangsformat. Die Konvertierung in andere Formate ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. - Bezug zu ZUGFeRD konkretisiert (Rz 118, 199, 125, 127)
Hybridformate (bspw. ZUGFeRD) sind nun explizit aufgeführt. Entscheidend ist, dass immer der strukturierte XML-Datenteil unveränderbar archiviert werden muss. - Beim Datenzugriff (Z1 bis Z3) gab es bisher drei gleichberechtigte Möglichkeiten. Jetzt ist der sog. „mittelbare Zugriff (Z2)“ enger definiert: Das Finanzamt kann verlangen, dass die Daten zuerst nach Vorgaben maschinell ausgewertet werden (ggf. von einem externen Dritten). Anschließend müssen die Daten entweder dem Finanzamt zur Verfügung gestellt oder ihm alternativ ein reiner Lesezugriff ermöglicht werden (bisher wurde nur ein Lesezugriff verlangt).
Fazit: Unternehmen müssen zunehmend auf die maschinelle Auswertbarkeit der strukturierten Daten achten, um den Datenzugriff zu ermöglichen. Dazu ist der Austausch mit dem Steuerberater zu empfehlen. Außerdem sollte man einen Blick in die Verfahrensdokumentation werfen, in der ein Unternehmen seine betrieblichen Prozesse individuell beschreibt.
Leider hat das BMF in seinem Schreiben nur die jeweils geänderten Passagen veröffentlicht. Wir haben die Änderungen in den ursprünglichen Erlass eingearbeitet und stellen hier den kompletten GoBD-Erlass zur Verfügung.
Ebenso wurde das Muster für die Verfahrensdokumentation angepasst.
Das Muster im PDF-Format enthält alle Erläuterungen, das Muster im Word-Format ist für die Bearbeitung im Unternehmen gedacht.
Hier erhalten Sie zusätzliche Infos zu Hintergrund, Inhalt und Aufbau der Verfahrensdokumentation.