Bei nahezu jedem Ende eines Arbeitsverhältnises sieht sich der Arbeitgeber der Situation ausgesetzt, ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Neben der altbekannten und durchaus komplexen Frage, wie es zu formulieren ist, war bisher den Betriebsinhabern oft nicht ganz klar, auf welches Datum das Zeugnis auszustellen ist. In der Praxis wurde es bislang vielfach so gehandhabt: Das Datum eines Arbeitszeugnisses entspricht dem Tag des Ausscheidens – auch wenn das Zeugnis erst Wochen oder Monate später ausgestellt wird. Dieses Vorgehen wurde von den Arbeitsgerichten bislang gestützt
Dieser verbreiteten Gepflogenheit hat das Landesarbeitsgericht (LAG) Köln nun Grenzen gesetzt. Nach einer aktuellen Entscheidung besteht kein Anspruch auf Rückdatierung eines Arbeitszeugnisses. Maßgeblich ist der Tag der tatsächlichen Ausstellung – mit Ausnahmen.
Welches Datum gehört auf das Arbeitszeugnis?
Immer wieder führt die Frage zu Diskussionen: Soll ein Arbeitszeugnis den Tag des letzten Arbeitstages oder das tatsächliche Ausstellungsdatum tragen? Viele Personalabteilungen greifen zum Datum des Austritts, um Mutmaßungen über mögliche Streitigkeiten zu vermeiden. Denn ein deutlich späteres Datum könnte den Eindruck erwecken, es habe zunächst Differenzen über den Zeugnisinhalt gegeben.
Das LAG Köln sieht dies jedoch differenzierter. Ein Arbeitnehmer habe keinen Anspruch auf ein zurückdatiertes Arbeitszeugnis – es sei denn, es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart.
Der Fall vor dem LAG Köln: Rückdatierung abgelehnt
Im entschiedenen Fall hatten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer im März 2023 auf einen gerichtlichen Vergleich geeinigt: Das Arbeitsverhältnis sollte zum 28. Februar 2023 enden, der Arbeitnehmer sollte ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit der Note „gut“ erhalten. Der Arbeitgeber stellte das Zeugnis allerdings erst am 11. April 2023 aus – mit entsprechendem Datum im April. Der Arbeitnehmer verlangte eine Rückdatierung auf den 28. Februar. Ohne Erfolg.
Das LAG Köln wies die Klage ab: Maßgeblich sei das tatsächliche Ausstellungsdatum, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Die Zeugniserteilung sei zeitnah erfolgt, sodass aus dem abweichenden Datum keine negativen Rückschlüsse zu ziehen seien.
Zeugniswahrheit im Vordergrund
Das Gericht betonte, dass die sogenannte Zeugniswahrheit gewahrt bleiben müsse. Ein Dokument solle das Datum tragen, an dem es tatsächlich erstellt wurde. Die Praxis der Rückdatierung sei kein verbindliches rechtliches Gebot, sondern vielmehr eine (teilweise) verbreitete Gewohnheit. Umgekehrt bestehe aber auch keine Verpflichtung zur Rückdatierung.
Wann kann eine Rückdatierung erforderlich sein?
Das LAG Köln ließ offen, ob eine außergewöhnlich lange Verzögerung bei der Ausstellung – etwa über mehrere Monate – eine Rückdatierung erforderlich machen könnte, um mögliche negative Interpretationen zu vermeiden. Im entschiedenen Fall lagen zwischen dem Austrittsdatum und der Zeugniserteilung lediglich vier bis acht Wochen. Dies sei eine übliche Verzögerung, die keinen Anlass zur Rückdatierung biete.
Praxistipp für Arbeitgeber:
- Keine Pflicht zur Rückdatierung: Das Zeugnis kann und darf grundsätzlich das Ausstellungsdatum tragen.
- Individuelle Vereinbarung sind aber möglich: Wünschen Arbeitnehmer eine Rückdatierung, kann dies einvernehmlich vereinbart werden – z. B. in einem Vergleich.
- Zeitnahe Ausstellung beachten: Längere Verzögerungen sollten vermieden werden, um keine Irritationen beim Zeugnisleser hervorzurufen.
Zusammenfassend stellt das LAG Köln klar: Eine Rückdatierungspflicht besteht nicht. Arbeitgeber sind gut beraten, Zeugnisse zeitnah zu erstellen – müssen aber nicht befürchten, dass ein späteres Ausstellungsdatum automatisch rechtlich angreifbar wäre.