Grundsätzlich mussten Unternehmen bisher zwei wesentliche Aufbewahrungsfristen beachten (§ 257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch, HGB):
- 10 Jahre waren sog. Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und alle zum Verständnis nötige Dokumente aufzubewahren (dies sind bspw. Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen oder die Verfahrensdokumentation nach GoBD).
- 6 Jahre Frist galten und gelten für alle übrigen Unterlagen wie bspw. für Handels- und Geschäftsbriefe (Eingang/Ausgang) inkl. ihrer Kopien sowie für sonstige steuerrelevante Unterlagen, die aufzeichnungspflichtig und damit auch aufbewahrungspflichtig sind.
Mit dem BEG IV im Oktober 2024 wurde eine dritte Frist von 8 Jahren eingeführt. Der Gesetzgeber verkürzte die Frist für einen Teil der genannten Unterlagen, und zwar nur für Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege). In einem Schreiben hat das Bundesfinanzministerium, BMF am 8. Juli 2025 praktische Fragen abgegrenzt, denn die kürzere Frist gilt nicht automatisch für alle Aufzeichnungen:
- 8 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt nur für Rechnungen nach §14b Abs.1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG), deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war
- Vor dem 1. Januar 2017 ausgestellte Rechnungen müssen nicht mehr aufbewahrt werden.
- Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 UStG und § 22f Abs.1 bis 4 UStG sind auch weiterhin zehn Jahre aufbewahrungspflichtig.
- Außerdem bedeutet die verkürzte Frist nicht automatisch das Ende der Aufbewahrungspflicht, wenn die Unterlagen noch für steuerliche Zwecke relevant sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Ein Beispiel ist die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG im Fall von Grundstücken. Dann endet die Aufbewahrungspflicht erst mit Ablauf des letzten Jahres des zehnjährigen Berichtigungszeitraums.
Damit geht der Effekt einer Bürokratieerleichterung gegen Null, denn es muss bei jedem einzelnen Beleg geprüft werden, ob nicht doch zehn Jahre Aufbewahrungspflicht einzuhalten sind. Das kann schon bei einem Rechtsbehelfsverfahren, einer laufenden Betriebsprüfung oder bei Investitionen mit Vorsteuerberichtigung der Fall sein.
Verwirrung stiftete die erneute Anhebung der Fristen im August 2025. Grund waren die milliardenschweren Skandale aus den Cum/Cum- und Cum/Ex-Geschäften. Weil befürchtet wurde, dass es bei kürzeren Fristen zur massiven Vernichtung von Nachweisen hätte kommen können, sah sich der Gesetzgeber auf hohen öffentlichen Druck zu einer Rolle rückwärts veranlasst: Er verlängerte im August 2025 die Aufbewahrungsfrist nur bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten und für Buchungsbelege wieder auf zehn Jahre.
Für die Fristberechnung gilt: Sie beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument bzw. der Buchungsbeleg empfangen, erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Wurde also bspw. ein Jahresabschluss 2020 im Oktober 2021 erstellt und im Januar 2022 doch noch eine Änderung vorgenommen, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2022 („zuletzt bearbeitet“) und endet am 31. Dezember 2032 (nicht 2031).
Fazit: Durch diese Rahmenbedingungen empfehlen Praktiker, die Unterlagen bei Zweifeln zur Sicherheit besser zehn Jahre aufzubewahren.
Das gilt auch für Unterlagen, die nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zwei Jahre aufbewahrt werden müssen – meist Arbeitszeitaufzeichnungen (nach § 17 Abs. 2 MiLoG, § 19 Abs. 2 AentG, § 17c Abs. 2 AÜG; für Arbeitgeber mit geringfügig Beschäftigten oder Minijobbern nach § 8 Abs. 1 SGB IV oder in Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG tätig sind). Hier sollte man sich an der sechsjährigen Frist orientieren, um bei Zollprüfungen und/oder Steuerprüfungen mit den Lohnunterlagen abgleichen zu können.