Elektronische Datenübermittlung für die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung (euBP)

Wenn Arbeitgeber das Lohnbuchhaltungssystem oder ihren Dienstleister wechseln, der die Abrechnungen für sie durchführt, gibt es bei der elektronischen Übermittlung von Daten für Betriebsprüfungen ein paar Punkte zu beachten.

© DRV / Armin Okula

Seit Januar 2023 müssen prüfrelevante Lohndaten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) übermittelt werden (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Seit Anfang 2025 zählen dazu auch Daten aus der Finanzbuchhaltung. Für eine Übergangszeit bis Ende 2026 kann noch der Verzicht auf die elektronische Datenübertragung beantragt werden (§ 126 SGB IV). Nach dem Stichtag ist sie jedoch Pflicht für alle Arbeitgeber.

Technisch wird das Verfahren auf XML-Basis über das sog. „eXTra-Verfahren“ abgewickelt, die Schnittstellen dazu liefert die DRV.

Selten funktionieren die Wechsel von Lohnbuchhaltungsprogrammen oder von einer Steuerkanzlei zur anderen reibungslos. Häufig ist die Datenübernahme unvollständig, manchmal fehlen Daten komplett – sie sind aber die Basis für Betriebsprüfungen. Eine lückenhafte Vorbereitung führt zu Mehraufwand und Prüfungsverzögerungen. Es kann zu Beanstandungen oder Nachforderungen kommen bzw. entsteht unnötiger zeitlicher und finanzieller Aufwand durch Rekonstruktion nicht mehr vorhandener Daten im System.

Jeder Arbeitgeber muss also sicherstellen,

  • dass seine eingesetzte Software euBP-Verfahren unterstützt, um die Schnittstellen nutzen zu können. Das gilt vor allem bei Wechseln der Software für die Lohnabrechnung oder des Dienstleisters, der die Abrechnungen erstellt (Steuerberater, Lohnbüro, Rechenzentrum).
  • Vor einem Wechsel müssen Arbeitgeber alle prüfungsrelevanten Daten für die nächste Betriebsprüfung an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) übermitteln (§ 28p Abs. 6b SGB IV), das bedeutet eine frühzeitige Planung.
  • Es müssen ohne Ausnahmen alle (für die nächste Betriebsprüfung) relevanten Entgeltabrechnungsdaten übermittelt werden (euBP-Verfahren nach § 28p Abs. 6a SGB IV). Zwar speichert die DSRV die Daten bis zur nächsten Prüfung, Arbeitgeber dürfen sich aber nicht auf Archivfunktionen eines neuen Systems verlassen.
  • Jede Übermittlung sollte dokumentiert (Sendeprotokoll, DRV-Annahmequittung) und revisionssicher aufbewahrt werden.

Detaillierte Infos zur euBP und der Datenübermittlung sind auf der Internetseite der DRV zusammengestellt.